用信息技术改造供热企业管理
天津泰达热电公司 张克
摘要：办公自动化系统的应用大大增强了公司的自动化水平，公司网站和公司内部文件服务器整合，简化了操作步骤；文件的外网签批，实现了移动办公；手机短信、视频会议等功能大大增强了协同办公的能力。
关键词：办公自动化 手写批注 手机短信 视频会议
21世纪是知识经济为主要标志的信息社会时代，信息设备和技术的广泛运用，极大地方便了人们的工作和生活。办公自动化作为信息化时代最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策。在信息化社会的今天，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，逐渐渗透到管理的范畴。作为开放区域成长起来的企业，泰达热电公司为适应区域经济发展的需要，紧跟时代发展潮流，结合企业新技术运用的现实需求，从1999年起引进了办公室自动化系统，通过8年的运行、完善和提升，对办公自动化系统有了比较深入的认识，积累了一定的经验，本文试图从本企业办公自动化系统的运用和实践经验，为企业办公室自动化系统建设提供借鉴。
一、办公自动化系统建设历程和现状
热电公司第一版办公自动化系统（简称OA）是基于标准群件系统（LOTUS/DOMINO）的综合办公系统，于1999年6月份开始建设，1999年10月份开始试运行。
该系统主要由个人工作台、公共信息、档案管理、企业园地、质量体系、文件查询、系统设置等六大部分组成，流程图如下：
（一）个人工作台是日常办公（包括收发文、事务处理、质量体系）的场所，所有需要和其他人共同写作完成的任务都可以在个人工作台办理，极大地方便了用户，这也是本系统地主要特色，它能够完成办公发文、收文、内部信息和公文查询四部分。
发文包括：拟稿、部门核稿、主任核稿、领导签发、文书编排、发文整理、发文发送、发文追踪、发文返回和修改追踪。收文包括：收文录入、收文修改、收文处理、收文追踪和收文发送。内部信息包括：拟稿、办理、返回、重新录入和发送。
（二）公共信息包括公司新闻。公告栏。电子论坛、政策法规、规章制度等可供所有员工查阅地信息。
（三）个人信息包括个人资料、个人日志、外出登记、日程安排、名片夹、个人邮箱等。
（四）档案管理实现了文件能够从系统自动归档，保证档案地安全性，缩短了归档时间，保证了档案地及时入库。
（五）文件查询可查阅已经处理完毕但尚未归档并由本人经办地档案，可按分类查询，查询方便。
（六）系统设置由专人负责，包括机构人员设置、流程设置、不同的人拥有不同的权限，各项工作的流程可由用户根据实际情况定义，系统的适应性非常好，不会因业务流程的变动而重新开发。
该系统的使用人员主要是公司的计划文档、中层正副职、公司经理，大家对此系统很接受也感到新鲜，这是一个质的飞跃，完全改变了传统的办公自动化模式，使用者都受益，首先不用保存很厚的文件了，自己觉得重要的文件都在自己的文件夹里保存着，随取随用；其次不用复印很多文件进行下发，而且也不用开着车四处送文件了。由于该系统具有新闻发布功能，所以公司的新闻、通知、公告各部门工作人员也积极的发布到OA上，信息传播快、影响也大，大家的工作意识和方式改变了，工作效率提高了。因此在系统使用的最初几年效果是非常好的。
二、存在问题及改进启示
第一套办公系统是我们迈向无纸化办公的第一步，节约了大量的纸张，提高了工作效率，大家再也不用开着车到处送文件了。因为OA的普及使用，公司员工逐渐熟悉了WORD、EXCEL等编辑软件，公司员工的整体计算机的操作水平得到了很大的提高。
随着办公自动化系统在企业的广泛应用，以及新技术的日益日趋成熟，使得旧的办公自动化系统与公司新的经营发展的之间存在的差距越来越大，该系统技术逐渐落后了，表现在：
（一）、该系统是基于C/S的模式，每台机器都要装客户端软件，系统支持手写，要安装很多控件，管理分散，维护工作量大；
（二）、系统开发时间较早，是在WIN98流行时开发的，随着WIN2000和WINXP的出现，由于LOTUS NOTES不易管理，开发商逐渐不用LOTUS NOTES作为开发工具，转而寻找更好的开发软件，因为导致该系统没有及时升级，在WIN2000下，运行不稳定，容易死机，使用不方便，使操作者对此系统的使用率降低。
（三）、C/S模式下，由于下发的文件多，系统没有自动清除功能，导致服务器数据过大，系统运行逐渐变慢，甚至死机。
（四）、功能单一，仅是公文流转，不能满足办公其他方面的需求，例如我公司办公地点比较分散，一直考虑能否开视频会议，以提高工组效率，同时能否适应移动办公的需要，在家里或者出差是也可以处理公司的工作。
三、新版办公自动化系统的实施
为适应新的技术发展水平和公司自身经营发展需要，公司决定对旧版办公自动化系统进行改造升级，通过改造升级，一方面对原有功能进行了调整和完善，另一方面也增加新的功能系统，从目前运行的情况看，基本实现了预期的目标。
主要功能包括：
1、公文处理功能
该模块是系统核心的模块之一，公文处理模块和工作流模块有机的结合在一起，对公文撰稿、修改、批注、清稿、签章等操作提供服务。
系统的公文处理模块支持Microsoft Office系列软件的在线编辑、保存，无需下载文件到本地。同时公文处理模块支持键盘、手写板等多种方式的批注，支持多人批注。对公文的增加、删除、编辑等都会做痕迹保留。
2、网上办公功能
通过OA系统的中的工作流引擎,可以将日常的各类申请通过电子方式来解决,不仅效率高,准确度高,对各种查询/统计的要求也能高效满足.,系统目前提供车辆申请/办公物品申请/计算机软硬件维修申请等常见的申请,并为这些申请的数据提供查询/检索/统计/报表等功能.
3、新闻发布功能
栏目丰富多彩，既有各类公文处理信息提示又有各类新闻公告等，页面色彩生动，操作简单易行。网站信息通过一个操作简单的界面进入数据库，然后通过已有的网页模板格式与审核流程发布到网站。 这样大大减轻了网站更新维护的工作量，通过审核功能又增加了信息安全性。通过网络数据库的引用，将网站的更新维护工作简化到只需录入文字和上传图片，从而使网站的更新速度大大缩短。
通过公文流转和新闻发布系统的紧密结合,可以将领导批阅完毕的文件迅速的发布到公共频道,供所有的员工使用,增加了现行文件的利用效率.
4、个性服务功能
个人办公辅助模块作为企业工作人员的贴身助手，拥有一系列人性化的功能，主要有：个人日程表，定时提醒，通讯录，网络文件夹，邮件服务，天气预报、交通信息查询等
5、病毒信息提醒功能
网络病毒层出不穷，变化也多种多样，对网络和计算机的威胁也越来越大，病毒信息提醒功能能有效地提高大家的防范意识和手段。
6、多媒体资料展示功能
将各类音频和视频教程，公司各种重大信息，包括会议资料、新闻等放到网上供大家学习和浏览
7、手机短信功能
随着手机的普及率越来越高,以及手机在移动办公中独特的优势,我公司提出让手机作为办公自动化系统中的一部分的需求,我们选择了适合我公司的手机短信解决方案,利用短信平台，通过手机短信模块,可以将多个模块与之结合,例如,收到了加急的公文,重要的日程安排,紧急的通知等等.该手机短信平台支持移动/联通/小灵通所有手机,采用网关直接发送,几乎没有延时,并支持群发,定时发送等发送方式,使用非常方便，工作效率也很高。
8、视频会议功能
为解决我公司办公地点分散的问题，我公司重点实施了视频会议系统，该系统通过基于电脑+摄像头+麦克风+互联网+视频会议模块的解决方案,以最低的成本解决了多人视频会议问题,提供优质的画质和语音效果,同时支持电子白板,文件共享,现场演示,自动会议记录等实用功能,是企业异地协同办公的强力助手.
9、实现在互联网上的办公自动化
通过网络安全设置及加密手段，使公司的使用人员可以在INTERNERT上访问公司的OA 系统，查阅信息，签批文件，特别是领导即使出国在外，一样可以及时了解公司的情况，批阅文件，实现了更大范围的办公自动化，提升了管理水平。
10、严密得网络安全保证
为保证数据安全，该系统使用了CA证书和电子签章双重安全保护。本系统将用户提交的证书发送到当地CA认证中心进行有效性和合法性校验，如果确实为合法有效的证书，才会允许用户登陆至本系统。
四、办公自动化系统建设与应用的几点建议
随着信息技术的日益普及，越来越多的生产型企业注重信息技术的应用的现代办公手段的提升。通过近8年的办公自动化系统的运行和实践，在办公自动化建设和应用过程中，应把握好以下几个方面的问题。
（一）领导要主够重视，才能保证系统的顺利实施
办公自动化系统是一个“一把手”工程，我公司总经理和主管经理非常重视，多次督促、落实工作，解决实施过程中出现的问题；在软件推行的过程中，公司领导带头使用，吸取以前使用办公自动化系统的经验教训，坚决不接受纸质的文件，使新版办公自动化软件得以顺利实施。正因为公司领导、部门领导、普通员工都充分使用，新版办公自动化系统的优良特性得以显示，应用得到广泛普及。
（二）充分重视开发阶段的需求规格说明书，把问题解决在开发阶段
办公自动化系统的使用单位，必须提出明确的需求规格说明书来，需求规格说明书必须反复推敲，找出软件中的不合理之处，或者不符合业务规范之处，把有关问题提交给开发人员，进行修改完善，这样软件公司开发出来的软件才能适合本公司的经营发展需要。这个过程可能费时，但是是必须的，犹如大楼的地基一样，基础不牢，一旦建成，很多问题就难以修改，而且也会给系统普及带来不便。
（三）要加强培训，做好技术支持工作
培训是必不可少的环节，在开发人员看来简单的应用过程，对于使用人员来讲，由于计算机应用水平的差距，则是一个比较艰难的过程。因此，开发人员和公司的技术人员必须投入大量的时间和精力，对使用人员进行培训。培训要具有针对性，采取的形式要多样化，例如集中培训、点对点培训等。这样才能保证系统在使用过程得到很好的贯彻落实。
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